Définition de la RPA – Robotic Process Automation. C’est une forme particulière d’automatisation des processus métier. Elle permet de répliquer des actions informatiques humaines. C’est une tendance actuelle très forte. Selon un rapport récent de McKinsey, les technologies d’automatisation (dont la RPA fait partie) sont parmi celles qui auront l’impact économique le plus fort d’ici 2025.
Mais concrètement, la RPA qu’est ce que c’est ?
Les solutions de RPA sont des logiciels informatiques qui permettent de configurer un ensemble d’actions à répéter avec des liens logiques entre elles. Ces logiciels sont accessibles sur un poste en local ou à distance via une machine virtuelle.
Les robots RPA peuvent effectuer les actions suivantes : ouverture/navigation/fermeture d’application ou de site web, saisie dans les systèmes d’information, récupération et envoi d’emails, manipulation de données, écriture et formatage de données dans Excel, création de dossiers, transfert de fichiers …
Par définition, les solutions RPA effectuent les tâches configurées mais ne peuvent pas « déduire » des actions. En effet, si le robot ne reconnaît pas une situation et/ou ne sait pas quelle action effectuer, il va tout simplement s’arrêter et exécuter les règles de gestion des erreurs configurées (envoyer un email, faire apparaître un message, effectuer un autre processus …). C’est pour cela que l’on parle plutôt d’assistance aux humains.
Par ailleurs, les solutions RPA intègrent de plus en plus de composants “intelligents”. C’est une tendance lourde qui permet d’aller plus loin dans l’automatisation. Un exemple classique : l’utilisation d’une solution OCR (Optical Character Recognition) de reconnaissance de caractères qui permet de lire les données d’une facture fournisseur.
RPA, quels sont les bénéfices ?
En effectuant les tâches informatiques à la place des humains, les assistants-robots permettent des gains de temps significatifs. Les humains, ainsi libérés de ces tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée, peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques et/ou des activités nouvelles, qu’ils ne pouvaient pas effectuer par manque de temps. Ces gains peuvent être appréciés en gains qualitatifs et/ou quantitatifs.
De plus, l’utilisation des assistants-robots permet de sécuriser les données, de différentes façons :
- Les erreurs humaines sont supprimées, ce qui permet de limiter les erreurs et donc augmenter la qualité des données,
- Les actions des assistants-robots sont tracées et enregistrées, ce qui augmente considérablement la traçabilité des opérations et facilite les audits.
Enfin, la mise en place d’assistant-robot permet la simplification des processus métiers. En effet, elle nécessite d’optimiser et de remettre à plat les processus. Les opérationnels en ont une vue plus claire. La RPA est ainsi un facteur d’harmonisation.
La suppression des tâches répétitives soulage vos employés, et ainsi améliore également le bien être au travail.
Quels sont les critères d’éligibilité d’un processus à la RPA ?
“Données structurées” – L’assistant-robot n’ayant pas, par définition, de faculté de déduction, il doit pouvoir se baser sur des données structurées. C’est à dire qu’il a été configuré pour récupérer une information précise à un endroit précis. Si cela change, une nouvelle configuration de l’assistant-robot devra être effectuée.
“Règles métier prédéfinies” – L’assistant-robot doit connaître les règles métier afin de pouvoir les exécuter. Il ne peut pas déduire des actions sur la base d’actions passées. Chaque règle métier est décrite en amont.
“Tâches répétitives et chronophages” – L’assistant-robot va cibler les tâches effectuées plusieurs fois et qui prennent du temps aux humains. C’est ce qui permettra un gain de productivité.
“Processus stable” – L’automatisation d’un processus suggère que celui-ci est stable et n’est pas amené à changer à court terme.
Différents critères sont à prendre en compte afin de déterminer si un processus est éligible à une automatisation via RPA :
Processus intégralement ou partiellement automatisés ?
Souvent, ce sont seulement des parties de processus qui sont automatisées. Pas nécessairement le processus dans sa globalité. C’est le cas si une étape de celui-ci requiert du savoir-faire qui demande une intervention humaine. Le reste du processus sera automatisé et la main sera rendue au collaborateur pour cette action critique. C’est une véritable assistance à la disposition du collaborateur qui augmente ses propres capacités tout en le délestant des tâches les plus laborieuses.
Illustration à partir d’un schéma type d’un processus informatique.
“Entrée des données” – Cette première partie requiert fréquemment des technologies plus robustes telles que l’OCR, afin de récupérer des données via des PDF scannés. Une majorité des solutions de RPA aujourd’hui intègrent également des solutions d’OCR.
“Manipulation des données” – Cette partie intermédiaire est principalement composée de navigation entre les systèmes d’information (SI) et de manipulation des données via les SI ou autres outils comme Excel par exemple. C’est ici que les assistants-robots vont pouvoir effectuer les tâches pour les humains et être le plus efficaces et bénéfiques.
“Analyse des données” – Cette dernière partie requiert des technologies plus robustes comme le Machine Learning (ML) afin de pouvoir analyser les données et effectuer des déductions/prédictions en fonction des données passées. Il est également possible de mettre en place des solutions de Business Intelligence (BI) ou informatique décisionnelle, afin de faciliter l’analyse et la prise de décision. En effet, le rôle de la BI est d’extraire les données des entreprises afin de les restituer aux travers de tableaux de bords et de statistiques.
Quelles sont les technologies RPA disponibles ?
Plusieurs éditeurs se partagent le marché de la RPA :
- Les leaders* : UiPath, BluePrism et AutomationAnywhere,
- Les challengers*, comme NICE,
- Les visionnaires*, comme WorkFusion, Pegsystems et AnotherMonday,
- Les niches players*, comme KOFAX, Softomotive ou encore HelpSystems.
Les différences entre chaque solutions se manifestent entres autres par :
- le prix,
- le modèle de tarification (à la licence ou à l’utilisation),
- la complexité du paramétrage de l’outil,
- l’intégration de brique de technologies plus robustes (comme OCR).
* Selon le Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software de Gartner, Juillet 2019
RPA : quelques cas d’usage
Vous aurez donc compris, l’automatisation des processus métier via la RPA peut s’appliquer à tout type de processus qui effectue de la manipulation de données et utilise différentes applications.
En prenant en compte les différents critères présentés précédemment, il s‘avère que les processus de la Fonction Finance sont des candidats intéressants et à fort potentiel pour la RPA. En effet, ils manipulent un grand nombre de données et utilisent des règles de gestion précises. Une grande majorité des entreprises suivent ce processus standardisés.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de processus candidats à une automatisation via RPA :
- Gestion des clients et des fournisseurs : saisie des informations dans les systèmes d’information, mise à jour des données …
- Saisies des factures et gestion du recouvrement,
- Gestion des commandes,
- Reporting …
L’automatisation des processus métier fait partie aujourd’hui des enjeux majeurs des entreprises. C’est non seulement le cas de par la volonté permanente d’améliorer la productivité. Mais c’est également un atout pour la transformation digitale des entreprises. Dans ce cadre, la RPA permet notamment d’automatiser des flux de données entre des applications difficiles à interfacer.
Les cas d’usages de la Robotic Process Automation (RPA) sont nombreux mais dépendent du contexte de votre entreprise. Il est nécessaire de mener une étude d’opportunité qui permettra d’identifier les cas pertinents et qui assureront un retour sur investissement.