Intégrateur ERP open source

 

Nous avons cherché à expliquer ce qu’est le métier assez méconnu d’intégrateur ERP. Pour savoir “Qui fait quoi ?”, nous avons pris l’exemple d’un projet de mise en service d’une solution open source web comme Axelor Open Suite. C’est aussi une bonne façon de se rendre compte, vu de l’intérieur, de ce qu’est un projet d’intégration… C’est parti pour l’immersion !

 

Après une longue étude de marché, vous avez choisi votre logiciel ERP open source qui va accompagner votre entreprise pendant de nombreuses années. Félicitations ! Maintenant, il reste une étape cruciale, l’installation et la configuration afin que le logiciel soit fonctionnel et réponde à vos besoins. Sachez qu’il ne suffira pas de le télécharger et de lancer un exécutable pour qu’il fonctionne. Se trouvant au cœur de toute une architecture informatique technique (base de données, conteneur de servlet web …), son installation requiert une expertise. Celle de l’intégrateur ERP. L’intégrateur va suivre votre entreprise sur le long terme. Il saura répondre à vos questions, vos attentes et accompagner au fil du temps les évolutions de votre entreprise. 

On distingue plusieurs corps de métier réunis dans le concept d’intégrateur parmi lesquels le chef de projet, l’administrateur système, l’administrateur réseau, le développeur et le consultant fonctionnel. Avant que vous puissiez profiter de cet outil, chacun va avoir son rôle à jouer. Tout débute par les échanges que vous aurez avec le chef de projet et le consultant fonctionnel.

 

Le consultant fonctionnel 

C’est en effet avec lui que vous allez définir les principes généraux de la solution du projet et descendre au niveau des fonctionnalités : conception générale et détaillée. De vos séances de travail que l’on nomme ateliers, il va établir des spécifications que devront respecter le logiciel de gestion, une fois que celui-ci est en place.

L’ERP est une solution logicielle extrêmement complexe. Elle est générique et peut s’adapter à diverses entreprises et contextes spécifiques. De ce fait, il va falloir la configurer : activer ou désactiver certaines options. C’est pourquoi l’intégrateur va prendre en charge toute la partie de paramétrage du logiciel en prenant en compte les règles métiers issues des ateliers et proposer une façon de les implémenter dans l’outil.

C’est le point de départ, dans la chronologie du projet. Le montant des commandes doit-il être HT ou TTC? Quels collaborateurs peuvent consulter le niveau de stock de l’entreprise, modifier les prix de vente… ?

Le consultant fonctionnel assume souvent une autre mission de la responsabilité de l’intégrateur ERP. L’accompagnement et la formation des futurs utilisateurs. Il forme les utilisateurs clés ou l’ensemble des utilisateurs par des sessions restreintes. Il faut éviter de dépasser 6 personnes en présentiel afin que le formateur puisse s’assurer que tous suivent et reproduisent par eux même les manipulations. Les utilisateurs sont rassemblés par domaines métiers (administration des ventes, logistique, finance…). Tous leurs cas d’usages sont déroulés afin que tous soient prêt à tester puis utiliser l’outil dès sa mise en service.

 

L’administrateur système et réseau 

Il est responsable de l’installation de la solution sur les serveurs et de sa disponibilité.

Pour l’administrateur système, la première étape est d’assurer le stockage de données. En effet, l’ERP va avoir besoin de lire vos données, et de les modifier. Pour rendre cela possible, l’administrateur système va installer un système de gestion de base de données (il en existe plusieurs comme PostgreSQL, MySQL, Oracle …) et le connecter à l’ERP. Cette connexion est indispensable au bon usage de l’ERP. 

Il faut dans un deuxième temps embarquer l’ERP sur un conteneur de servlet. C’est une étape intermédiaire quelque peu abstraite mais essentielle. On peut voir l’ERP comme un appareil électrique. L’éditeur fabrique l’appareil électrique et la servlet est l’équivalent de la prise électrique qu’on va clipser à l’appareil et qui va permettre de le brancher n’importe où de manière générique. SI on est en Angleterre ou en France, ce n’est pas la même prise mais c’est le même appareil, seul l’adaptateur diffère. Il en est de même pour le conteneur de servlet, c’est à l’administrateur système d’installer le plus adapté à la situation. Une fois embarqué sur un serveur de servlet, l’ERP peut être considéré comme un ensemble de pages webs qui n’ont plus qu’à être déployés sur un serveur afin qu’internet entier puisse y avoir accès.

Le responsable réseau va être chargé de rendre le progiciel accessible sur internet. Outre la configuration initiale du serveur, l’intégrateur va s’assurer de protéger vos données. En effet, internet est un réseau dense et parfois instable. Il ne faut pas qu’un bug corrompe vos données ou pire, les détruise. Pour cela, il va créer des systèmes de sauvegardes automatiques et régulières stockées à différents endroits. Il est de plus responsable de la sécurité de vos données, chaque zone de stockage sensibles doit être protégée par de solides mots de passe. 

L’intégrateur ERP est également responsable de la disponibilité de l’application. C’est à dire que l’ERP doit être indisponible le moins de temps possible, de manière à ce que votre entreprise ne soit pas impactée. Enfin il est également comptable de sa performance. L’ERP doit répondre rapidement, sans latence ou temps de chargement trop conséquent.

 

Le consultant technique, développeur

Si votre entreprise n’a pas été créée hier, vous possédez déjà des données, sous une forme ou une autre. Vous avez une liste de clients, des contacts, des stocks, des factures en cours… Il faut récupérer ces données utilisées dans vos anciennes applications afin de les importer dans le nouvel ERP. C’est la “reprise des données”. Toutes les données de votre entreprise vont être reformatées pour correspondre au format lisible par le nouvel ERP et importées. Le consultant technique va créer un programme informatique pour être en mesure de gérer les volumes importants.

 

Pourquoi choisir un ERP open Source ?

 

La phase de support

Vous l’avez compris, l’intégrateur ERP est avant tout un expert des solutions qu’il propose. Il entretient un lien privilégié avec les éditeurs des logiciels et se tient à jour quant aux nouvelles fonctionnalités qui sont ajoutées au fil du temps. Il est important de rester accompagné par son intégrateur après la mise en service pour plusieurs raisons :

La fiabilité.

Dans ces logiciels si complexes, il n’est pas impossible – alerte euphémisme ! – que des dysfonctionnements subsistent dans la version installée. Si vous le constatez, l’intégrateur remontera le bug à l’éditeur chargé de le corriger. L’administrateur système pourra ensuite déployer le correctif de la solution.

L’évolutivité et la personnalisation.

L’intégrateur ERP a une connaissance fonctionnelle mais aussi technique du logiciel. Dans le cas d’un logiciel open source. Il a une compréhension du code informatique qu’il est à même de modifier pour personnaliser la solution. L’objectif est de l’adapter plus encore à vos besoins au cours du temps. En effet, votre entreprise évoluera, vos besoins métiers également et l’ERP doit pouvoir s’adapter à ça. L’intégrateur pourra ajouter des informations dans certains écrans, implémenter vos nouvelles règles de gestion métier…”. C’est le binôme consultant fonctionnel / consultant technique qui est à l’oeuvre. Le premier identifie l’ensemble des règles de gestion fonctionnelles et métiers. Le second développe le programme qui les implémente. 

Les connexions à d’autres applications de votre système d’information : par exemple avec un site e-Commerce. Comme pour la personnalisation de la solution, ce sont les consultants fonctionnels et techniques qui travaillent ensemble.

Enfin, pour les mises à jour.

Une solution logicielle n’est pas statique et évolue au fil du temps. Pour s’y retrouver, on utilise un système de versioning souvent numéraire. Par exemple, vous possédez un ERP en version 4.1.8 qui date d’un an. Depuis, les développeurs du logiciel ont intégré de nouvelles fonctionnalités qui vous intéressent beaucoup. Ces fonctionnalités sont disponibles à partir de la version 5.2.0. L’intégrateur ERP peut alors vous proposer une montée de version. C’est un ensemble d’opérations menées conjointement par tous les corps de métier qui permettent d’upgrader votre logiciel avec vos données dans une version ultérieure. Si vous avez demandé des développements spécifiques, ils devront être “patchés” pour être compatibles avec la future version. Parfois, il faut également mettre à jour la base de données. 

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