Le cahier des charges va ressembler toutes vos exigences et attentes en termes de solution ERP. Il vous permet de faire un état des lieux de l’existant et de qualifier au mieux vos besoins. C’est une étape cruciale et indispensable dans le choix de votre prestataire ERP. Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP et comment le rédiger ? Pourquoi il est indispensable pour mettre votre projet sur de bons rails ?  Voici quelques éléments de réponse.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges ERP est un document contractuel qui permet de définir et lister les attentes et les exigences de l’entreprise en matière de logiciel ERP.

Rappel : Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning) est un outil informatique qui regroupe plusieurs modules fonctionnels. Il permet de piloter et gérer les différents services d’une entreprise (comptabilité, ressources humaines, stocks, vente, e-commerce, etc). Ces différents modules sont reliés à une base de données unique.

Le cahier des charges ERP est rédigé par le responsable du projet, qui est également l’usager final de la solution ERP : le maître d’ouvrage. Il est généralement aidé par un groupe de projet constitué de différents collaborateurs, qui seront également représentatifs des différents services qui utiliseront cette solution ERP. Il est également fréquent d’être assisté de prestataires dont c’est le métier.

Le cahier des charges ERP est un document à destination des prestataires intégrateurs. Ceux-ci pourront proposer des solutions ERP adaptées aux besoins de l’entreprise après lecture de ce cahier des charges.

Quelles sont les informations à mettre dans un cahier des charges ERP ?

Rédiger un cahier des charges ERP est une étape cruciale dans le choix de votre progiciel. Le plus important est d’être précis et complet, en explicitant au maximum vos attentes et vos besoins en termes de logiciel ERP.

De nombreuses informations sont à inclure dans le cahier des charges ERP. Voici plus en détails ce que vous devez inclure dans votre cahier des charges pour avoir un document complet et explicite.

1. L’entreprise :

Il est nécessaire de bien présenter votre entreprise et votre secteur d’activité, afin que le l’intégrateur puisse saisir les enjeux et les problématiques auxquelles vous êtes confrontés. Selon votre activité et vos besoins, il peut être important d’indiquer la volumétrie de vos clients ou de vos commandes. Vous vous assurerez ainsi que le logiciel ERP pourra gérer ces volumes. Les perspectives d’avenir ainsi que vos objectifs doivent également être explicités puisque le logiciel ERP est une solution qui vous accompagnera des années durant. Vous devez également vous questionner sur le nombre de personnes qui vont utiliser la solution ERP. C’est une information indispensable à l’intégrateur pour constituer son offre financière. En particulier pour des licences ou pour un contrat de support.

2. Les processus :

L’analyse des processus déjà existants est une étape cruciale dans la rédaction de votre cahier des charges ERP. Vous devez les décrire clairement, mais également les classifier selon leur importance dans l’entreprise. Pour cela, vous devez interroger les collaborateurs et les équipes pour qu’ils puissent décrire les différents flux existants, les outils qu’ils utilisent mais également les points d’amélioration.

3. Les besoins :

Votre cahier des charges ERP doit contenir les besoins et les problématiques de tous les services de l’entreprise, afin de pouvoir choisir la solution la plus adaptée à tous. Pour cela, vous devrez alors lister les modules et les fonctions attendus dans le nouvel outil ERP. Il est d’ailleurs important de bien prioriser vos besoins pour que les intégrateurs puissent proposer des solutions adaptées à vos principales problématiques.

4. Les contraintes :

Il est également important d’indiquer les contraintes auxquelles l’ERP doit faire face, notamment les problématiques d’interfaçage avec le reste du système d’information (SI). Vous devrez donc préciser avec quels logiciels tiers, la solution ERP devra s’interfacer. Vous pouvez également indiquer toutes les caractéristiques spécifiques qui pourraient être une contrainte. Par exemple des normes de sécurités, des particularités dans les droits d’accès, des exigences sur l’endroit où doivent être stockés les données. La migration des données est également une phase importante du projet. Il est important de l’aborder et de préciser le périmètre des données historiques à reprendre.

5. Le projet :

On retrouve dans cette partie les points d’attention liés au projet lui-même. Vous devez ainsi préciser le planning et les modalités de la phase de choix de l’outil et de l’intégrateur. Puis identifier les échéances importantes du projet d’implémentation. La conduite de projet est un point important du cahier des charges ERP. Vous pouvez demander une assistance de l’intégrateur lors de la recette et du démarrage, et ce en cas de problème ou de question des utilisateurs. Enfin il faut penser à prévoir le niveau de maintenance attendu après la mise en place.

Bon à savoir :

Vous pouvez expliciter vos besoins à travers des schémas, des tableaux, des textes ou encore des images ou des captures d’écran. Le but est de clarifier au maximum votre situation actuelle, vos besoins et vos attentes en termes de logiciel ERP.

Pourquoi faire un cahier des charges ERP ?

A quoi sert-il ?

Comme nous l’avons vu plus haut, le cahier des charges sert à expliciter vos attentes et vos besoins en termes de solution ERP. Tout ce que vous attendez de la solution ERP, ainsi que les contraintes liées à votre entreprise et votre activité doivent être absolument indiquées dans ce document. Le cahier des charges est donc le premier document à constituer une définition du périmètre du projet de mise en place d’une solution ERP. Le périmètre du projet pourra ensuite être modifié, ajusté, par la proposition commerciale de l’intégrateur.

C’est un document qui vous suivra tout au long de l’implémentation du logiciel ERP, auquel toutes les parties prenantes pourront se référer pour s’assurer du bon respect des attentes de la maîtrise d’ouvrage. Ainsi, il pourra servir de référence en cas de litige. Il est donc important d’être précis dans la rédaction du cahier des charges ERP.

Quels sont les enjeux ?

Le premier enjeu est ainsi que le périmètre du projet à partir de votre cahier des charges. Et non en se basant seulement sur la proposition de l’intégrateur. Cela peut avoir une importance juridique dans le traitement des litiges. Mais c’est surtout un facteur de succès du projet. Le périmètre d’un projet réussi est l’équilibre entre la capacité à faire de la maîtrise d’œuvre – ici l’intégrateur – et les attentes de la maîtrise d’ouvrage.

La rédaction d’un cahier des charges ERP est un travail qui prend du temps. C’est l’occasion de recenser ses besoins dans l’ensemble des services concernés et de mieux les maîtriser. Ce n’est d’ailleurs absolument pas une perte de temps grâce à l’efficacité qu’il permet ensuite dans la relation avec l’intégrateur.

Par suite, le cahier des charges va permettre à l’entreprise de définir ses critères pour le choix du logiciel ERP. Les critères techniques seront ceux qui auront été mentionnés. Ils pourront être pondérés par importance. Il faudra ensuite y ajouter la note financière. Le troisième enjeu c’est donc de se donner les moyens de choisir la meilleure solution pour vous.

Enfin le cahier des charges ERP vous permettra de réussir le choix de l’intégrateur. Celui qui aura le mieux compris les enjeux et vous aura présenté la solution la plus conforme à vos attentes grâce à son investissement dans la réponse.

Quels sont les risques si on ne fait pas de cahier des charges ?

Les risques à ne pas faire de cahier des charges ERP sont nombreux. Il y a tout d’abord, bien sûr, un risque de multiplier les incompréhensions et les malentendus. Etant donné que les attentes ne sont pas explicitées, l’intégrateur peut mal saisir les besoins de la maîtrise d’ouvrage, et passer à côté de nombreux éléments.

Ces incompréhensions peuvent mener à des retards sur le projet. Ce qui sera réalisé ne correspondra pas aux attentes de la maîtrise d’ouvrage. Cela nécessitera des aller-retour supplémentaires avec de nouvelles phases de conception, de réalisation et de tests sur un même périmètre. L’intégrateur a besoin d’informations précises pour proposer tout de suite des solutions adaptées.

Finalement, il y a un risque que les résultats du projet ne correspondent pas totalement aux besoins de la maîtrise d’ouvrage. Ce qui représente une perte de temps et un coût très important pour l’entreprise.

Pour toutes ces raisons, le cahier des charges ERP est un document indispensable pour mener à bien votre projet. Faire l’impasse sur celui-ci est un calcul extrêmement risqué. Il est vrai que celui-ci nécessite du temps de travail, néanmoins les bonnes pratiques sont connues et il est possible de les réutiliser. Nous mettrons à disposition en téléchargement gratuit sur ce site un modèle de cahier des charges avant décembre 2020.

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