Le logiciel ERP (Entreprise Resource Planning)  est de plus en plus utilisé dans les entreprises de toutes tailles. Cette interface unique couche les processus des différents services d’une organisation. Etes-vous bien au courant des avantages qu’il apporte ? Découvrez-les dans cet article.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

 

Un logiciel ERP – en France PGI (Progiciel de Gestion Intégré) – est un logiciel de gestion intégré permettant d’outiller l’ensemble des métiers d’une entreprise : la gestion de la relation client, les ventes, les achats, les stocks, la comptabilité, les projets.

Il est au cœur du système d’information d’une entreprise. L’ensemble des collaborateurs y ont recours au quotidien. Nous verrons que l’utilisation d’un logiciel ERP leur permet d’être plus productifs et autonomes qu’avec différents logiciels métiers et des outils de bureautique. Si s’approprier l’ERP peut demander quelques efforts, le maîtriser apporte beaucoup de satisfaction et de confort dans la réalisation de ses tâches au jour le jour.

Un logiciel de gestion dispose d’une base de données accessible à tous les employés de l’entreprise à tout moment. Cette base de données s’enrichit au fil des usages de données référentielles (articles, tiers (clients, fournisseurs)) comme de données transactionnelles (devis, commandes, factures). Il permettra aux responsables de l’entreprise de mieux piloter l’activité, notamment grâce à des tableaux de bord.

Un logiciel ERP peut avantager aussi bien les petites et moyennes entreprises que les grandes entreprises et multinationales. En effet, tous les processus métier d’une société, quelle que soit son activité peuvent être intégrés au logiciel.

 

Qui va utiliser l’ERP?

 

Le logiciel ERP offre un espace de travail à tous les collaborateurs des fonctions support :

  • Les commerciaux accèdent à un module CRM leur permettant de suivre leurs opportunités. Des rappels peuvent être programmés pour des appels à passer. Ils peuvent éditer des devis qui se transformeront en commande client, sans aucune ressaisie.
  • Les approvisionneurs accèdent à un module d’Achat afin de passer des commandes. Un autre module de stocks rend possible la gestion des entrées et sorties de marchandises en temps réel. Le calcul du besoin net est réalisé automatiquement.
  • Les comptables accèdent à un module de comptabilité où ils peuvent valider les lignes d’écriture générées automatiquement à partir des modules de ventes et d’achat, éditer les différents journaux, consulter la TVA calculée automatiquement, effectuer des paiements…
  • Les personnes des RH, à travers un module qui leur est propre, assurent le suivi du personnel : informations clés, congés, primes, notes de frais, recrutement…
  • Les chargés de projets peuvent affecter des ressources à ce projet, différentes commandes d’achat et commandes client et les factures associées, éventuellement des notes de frais et en calculer la rentabilité globale du projet.
  • Les responsables peuvent suivre à travers des tableaux de bord les indicateurs clés leur permettant de prendre des décisions.

 

Caractéristiques de l’ERP

 

Le logiciel ERP offre les mêmes écrans aux personnes du même métier. En standardisant les processus, toutes les collaborateurs d’un même service réaliseront une même tâche de la même façon. Cela permet de ‘sécuriser’ les processus.

Parce que les différents modules sont interconnectés – le côté « intégré » de l’ERP -, une information saisie ou mise à jour dans l’un le sera automatiquement dans un autre. Les données gagnent en fiabilité et les collaborateurs gagnent du temps.

L’intégration de workflows de validation – pour des feuilles de temps, des demandes d’achat ou encore des évaluations annuelles – caractérise également le logiciel ERP. La définition et le paramétrage de ces workflows est structurante.

Notez que si certains de vos processus sont propres à votre entreprise, le logiciel ERP peut être adapté. Il s’agit de réaliser des paramétrages ou de développements afin que le logiciel ERP reflète au mieux vos façons de faire.

Si en principe toutes les données sont disponibles pour tous les utilisateurs, une gestion des droits vous permet de définir quel utilisateur a accès à quels éléments en lecture seule / en modification / en impression…

Dans la mesure où il concentre toutes les données et permet d’exécuter tous les processus de gestion d’une entreprise, le logiciel ERP en constitue la colonne vertébrale.

 

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Les meilleures raisons d’adopter un logiciel ERP ?

 

En fondant en un seul système les processus couchés dans différents systèmes auparavant, un logiciel ERP permet une plus grande productivité grâce à des données à jour et partagées entre services.

Le logiciel ERP peut être ainsi vu comme un avantage concurrentiel pour l’entreprise.

 

Cette solution logicielle est efficace lorsque votre société rencontre les difficultés suivantes :

  • Re-saisies d’informations, soucis de mise à jour des données entre services
  • Façons hétérogènes de réaliser un même processus
  • Accumulation de dysfonctionnements internes ;
  • Différents systèmes d’information interfacés avec utilisation d’outils bureautiques et éventuelles incompatibilités (par exemple l’incompatibilité de l’ancien système des ressources humaines avec le nouveau logiciel de gestion)…

Par ailleurs, adopter des solutions de gestion ERP vous permettra d’abandonner complètement l’utilisation des feuilles Excel. Étant généralement isolées dans un seul PC, ou dispersées dans plusieurs postes de travail, inaccessibles au personnel qui en a besoin, les feuilles Excel ont tendance à ralentir les processus de l’entreprise.

 

Pour quels avantages choisir un logiciel ERP ?

 

Intégrateur ERP

 

Les avantages immédiats de l’utilisation d’un logiciel de gestion intégré sont les suivants :

  • Une base de données unique, précise, accessible, authentique et pérenne
  • Un gain de temps dans l’exécution de vos tâches
  • Une sécurisation et une rationalisation de vos processus
  • Une meilleure planification, gestion des délais et des ressources matérielles
  • Des indicateurs et tableaux de bord à jour
  • Une meilleure traçabilité de vos actions
  • Des éditions paramétrables (devis, factures, rapport financier, FEC)
  • Une gestion documentaire transverse
  • Une possibilité de communication entre services

 

Quels sont les domaines fonctionnels d’un logiciel ERP ?

 

Un logiciel ERP peut couvrir les périmètres suivants :

  • Le CRM
  • Les ventes, les achats, la fabrication
  • La gestion des stocks, la logistique, l’entrepôt
  • Les ressources humaines
  • La gestion de projet et la gestion par affaire
  • La facturation
  • La comptabilité
  • Les tableaux de bord pour le reporting et les statistiques

 

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