Pourquoi un logiciel de gestion d’association ?
Dans cet article, vous allez découvrir pourquoi un logiciel de gestion spécialisé pour l’association peut représenter un avantage considérable. Vous allez mieux comprendre ce qu’il peut apporter et récolter des éléments pour y voir plus clair quand au choix de votre futur outil.
Selon l’INSEE, il y a près d’1.5 millions d’associations en France fonctionnant grâce à plus de 2 millions d’employés et 21 millions de bénévoles (avec doubles comptes, certains étant membres de plusieurs associations).
170 000 associations sont employeuses ( emploient des salariés), le reste fonctionnant sur l’investissement de ses bénévoles (notamment les loisirs, ex : club de sport amateur).
Les acteurs gravitant autour d’une association sont nombreux, et peuvent croître proportionnellement à la taille de la structure : les membres, employés, fournisseurs, partenaires, administrations publiques, etc.
Certaines associations forment un réseau composé d’un siège et d’établissements satellites dispersés sur tout un territoire.
Ainsi, les employés, cotisants, les processus d’adhésion de membres ou encore les demandes de subventions peuvent rapidement représenter une masse d’information importante. Cette quantité de données doit être stockée, gérée et exploitée de la bonne manière pour en dégager de la valeur.
Dès lors, une association de taille intermédiaire peut se gérer comme une entreprise classique avec des processus métiers clairement définis.
A ce stade, lorsque l’information a besoin d’être centralisée et de suivre des process écrits en amont, il devient nécessaire d’opter pour un logiciel de gestion d’association ou d’un ERP spécialisé pour les associations.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’association ?
Un logiciel de gestion d’association va permettre à ses utilisateurs de travailler leurs dossiers depuis un outil informatique. Ainsi, il permet un gain d’efficacité et de fiabilité sur de nombreux plans :
- Dématérialisation et création automatisée de documents : factures, gestion des notes de frais, reçus fiscaux, etc… ;
- Processus d’adhésion des membres ;
- Gestion de budgets : adhésion, subvention, paiement de contrats, etc… ;
- Consultation de statistiques pour un pilotage de qualité.
La grande force d’un ERP tourné vers le monde associatif est qu’il va pouvoir couvrir en très grande partie les besoins de l’association au même endroit. Tout est intégré. Par conséquent, fini les doubles ou triples saisies, l’information sera partagée par tous. Une gestion des droits d’accès aux types d’informations est aussi possible si cela est nécessaire.
Comment choisir un ERP pour une association ?
Un logiciel de gestion d’association est un investissement pour l’avenir puisqu’il va entrer dans la gestion courante pour de nombreuses années. On estime la durée de vie de ce type d’outil à 7 à 10 ans. Il convient donc de le choisir avec soin et de s’assurer qu’il va couvrir les besoins de la – ou des – structures.
En premier lieu, il s’agit de choisir entre une solution sur poste (on-premise) ou une solution web (Cloud/Saas). De plus en plus de solutions sont cloud, ce qui signifie qu’on peut s’y connecter de n’importe où avec internet.
La deuxième question à se poser est la couverture fonctionnelle.
Le logiciel couvre-t-il une grande partie des besoins ? Est-il possible de gérer les cotisations ? La facturation ? Les subventions ?
Pour faire un choix, la rédaction d’un cahier des charges ou à minima d’une liste de fonctionnalités peut être un bon investissement. Ce document va constituer un cadre bien clair. Un avantage important au moment de la consultation avec des intégrateurs.
La troisième question à se poser concerne les évolutions. Le logiciel est-il améliorable ? Si l’association s’agrandit, sera-t-il possible de … ? Si la comptabilité s’externalise l’an prochain, est il facile de s’interfacer avec le logiciel X, utilisé par le cabinet comptable ?
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